A Capacidade Nada Produtiva de ser Multitarefa

Você já se perguntou sobre qual sua capacidade produtiva, em número de tarefas que consegue assumir e a qualidade que consegue entregá-las? Esta é uma dúvida muito frequente que relaciona Produtividade e Eficiência.

Cada vez mais nos sentimos coagidos a desenvolver a capacidade de sermos multitarefa. Ser capaz de gerenciar mais de cinco projetos simultaneamente e liderar mais de quatro equipes são requisitos cada vez mais encontrados em descrições de vagas de emprego. O acesso à informação é muito mais fácil e flui por milhares de caminhos diferentes, sendo muito comum a frase “preciso disso pra agora”. Esse imediatismo tem se tornado parte da nossa cultura de trabalho. Mas será que fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo é realmente produtivo?

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Muitos estudos indicam que não. A Utah University, em uma pesquisa sobre o assunto, revelou que a percepção das pessoas acerca da própria capacidade de serem multitarefa é muito exagerada. David Sanbonmatsu, autor principal do estudo, diz que “as pessoas não são multitarefas porque são boas nisso. Elas fazem porque são mais distraídas. Elas não conseguem inibir o impulso de fazer outra atividade”.

Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e produtividade, em um vídeo intitulado “Ser multitarefa é eficiente?” [de abril de 2012] diz que nosso pior inimigo é o nosso próprio cérebro. Enquanto realizamos uma atividade, lembramos de outras tarefas que precisamos fazer e costumamos interromper o que estamos fazendo para não esquecê-las. Estudos sobre o assunto indicam que quando somos multitarefa perdemos de 20 a 30% a mais de tempo do que se não fôssemos.

A produtividade tem a ver com a quantidade de trabalho que conseguimos entregar com referência no que planejamos fazer. Portanto, ser multitarefa tira totalmente o foco do trabalho principal (planejado).

A eficiência está relacionada à qualidade de entrega de nosso trabalho. Assim, se nosso escopo for orientado para padrão e qualidade, devemos deixar de ser multitarefa para focar na excelência na entrega do trabalho.

Nosso cérebro não consegue processar duas coisas ao mesmo tempo, ele alterna entre uma tarefa e outra, num processo que leva determinado tempo. Este tempo, multiplicado pelas várias atividades que desenvolvemos ao longo da nossa rotina diária, é o que nos leva a gastar mais tempo para finalizar todo o nosso trabalho. Portanto, faça de uma só vez todas as tarefas que exigem um tipo específico de concentração e tenha em mente que ser multitarefa não é produtivo!

Em uma pesquisa realizada com mais de 1.000 desenvolvedores de software, pelo portal ZeroTurnAround, mais da metade dos participantes respondeu que o fator principal que os mantém longe de finalizar o trabalho é o excesso de multitarefas.

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As demais respostas mais citadas foram: tarefas chatas, má gestão, softwares com problema e falta de motivação.

Uma sugestão para ser mais focado na tarefa em desenvolvimento é utilizar uma ferramenta para anotar os lembretes que vão surgindo em nossas cabeças. Pode ser um caderno ou até um software – atualmente existem várias opções para gestão do tempo e de tarefas. Desta forma, treinamos o cérebro a descarregar essas demandas, liberando a memória para ser mais criativa.

Uma matriz muito utilizada é a GTD (Get Things Done), desenvolvida por David Allen.  Na imagem abaixo, criamos o mapa de entrada de uma nova informação em seu processo de planejamento. Ela deve ser inicialmente classificada como prioritária, útil ou arquivável para que você se concentre em informações de sua atividade principal e saiba guardar informações relevantes para o futuro e descartar demais informações.

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Saiba mais sobre como gerenciar melhor seu tempo e aplicar ferramentas com alto índice de melhoria de processos produtivos, aqui.

Fontes:

Livro “Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, Jeff Sutherland” (ver na Amazon)

Vídeo: “Ser multitarefa é eficiente?”, Christian Barbosa

Curso: Gestão do Tempo: Ferramentas de Produtividade e Priorização“, Enora Leaders

Site: ZeroTurnAround (site de programadores de software, voltado para ferramentas de melhoria de processos)