Como Fazer uma Apresentação Estratégica?

O que você faria se seu gerente lhe chamasse com urgência em sua sala, dizendo que o comitê executivo da companhia que acabou de incorporar sua empresa virá no dia seguinte e você precisa preparar uma apresentação do seu departamento?

Se você for como a maioria das pessoas, você senta-se em frente ao computador, abre o PowerPoint e começa a digitar seus “bullets”. Depois, faz uma impressão com dois ou três slides por página e utiliza como “handout” também, ou seja, o material que será entregue ao seu público. Tudo que você vai falar está escrito lá, assim você alimenta dois coelhos com uma cenoura só (a versão politicamente correta do matar dois coelhos com uma cajadada). Entretanto, os dois coelhos continuam com fome e dessa forma o PowerPoint transformou-se em vilão criminoso, responsável pela morte de muitas apresentações.

“Não existe nada de novo debaixo do sol”, já dizia o sábio no livro de Eclesiastes, na Bíblia. O que estamos propondo, não é novo. Mas exige uma enorme mudança de “mindset”, de programação mental. Propomos o rompimento com esse modelo atual e uma forma híbrida de tratar as apresentações – analógica na sua preparação e digital na sua execução.

Analógica? Sim, a volta do velho lápis e papel. A princípio pode parecer estranho para quem está acostumado ao teclado do computador, mas com o tempo você se habitua.

1 – DEFINA SUA MENSAGEM
Comece a pensar a partir do fim. O que você deseja que seu público faça após assistir sua apresentação? Qual é o objetivo da sua mensagem? Defina sua mensagem em uma frase. Você quer um exemplo? Outro dia eu fiz uma apresentação para os funcionários de uma empresa de agronegócios que havia alcançado as certificações ISO 9001 e 14001. Minha mensagem para eles naquela tarde era: “Parabéns pela conquista, mas não podemos parar por aqui, temos que buscar a inovação”. A apresentação tinha um objetivo bem claro, uma chamada à ação específica no seu término – “não se acomode com as conquistas do passado, olhe para o futuro e busque pensar fora da caixa”. Enquanto você não conseguir definir sua mensagem com uma frase, isso significa que mesmo você ainda não sabe exatamente qual é a sua mensagem e o que você deseja que ação provoque no seu público.

2 – CONHEÇA SEU PÚBLICO
Todas as vezes que vamos a uma apresentação, deixamos de fazer outras coisas naquele período de tempo. A questão é, se decido ir é porque existe algo que me interessa. Eu sempre me pergunto – o que eu vou ganhar com isso? É mais conhecimento? É uma inspiração de alguém com mais experiência que eu? Sempre considere essa pergunta que seu público faz – o que eu vou ganhar com isso? Pense no valor do assunto que você vai abordar.

Outro fator a ser considerado, qual é a linguagem do seu público? Eles são engenheiros? Profissionais da área financeira? Gerentes e diretores? Pessoal da área operacional? Área comercial? Ou há uma mescla de profissionais de diversas áreas? Procure adaptar sua linguagem e estilo às expectativas do seu público. Por exemplo, se forem engenheiros, explore bem os fatos e dados, capriche nos números e nos detalhes. Se forem gerentes e diretores, vá direto ao resultado final, de forma clara e objetiva, e depois construa o caminho para chegar naquele ponto. Deixe os detalhes para o material impresso que você entregará no início ou no término da sua apresentação.

3. COMECE A ELABORAR A ABERTURA DA SUA APRESENTAÇÃO
Hoje em dia, o maior concorrente de um apresentador são os smartphones. Eles permitem que a pessoa esteja em qualquer lugar do mundo a qualquer momento, devido ao acesso à internet. Se um apresentador não conseguir fazer uma conexão imediata com seu público, então há uma possibilidade muito grande dele perdê-lo para os e-mails, redes sociais e sites da internet. Por isso, não comece uma apresentação como todas as pessoas estão acostumadas -Boa noite, muito obrigado pela sua presença, meu nome é Fulano, eu sou graduado em tal e tal coisa pela instituição tal, já fiz isso e aquilo, e hoje estou aqui para falar de blá-blá-blá. Você já terá perdido seu público em 15 segundos. Esse é o tempo que você tem para convencê-los que vale a pena estar ali. Então, capriche na primeira frase. Comece com um número bombástico, uma informação contundente, uma pergunta retórica, uma provocação ou uma estória. Fale com a multidão, mas dirija-se ao indivíduo. Quer um exemplo? Eu tive que fazer uma apresentação de 4 minutos a meu respeito em um workshop que participei na Holanda em junho de 2013. Eu comecei assim: Você já passou por uma situação onde se perguntou – o que eu estou fazendo aqui? Pronto, eu consegui a atenção de todos, pois todo mundo passa por situações onde ela se pergunta o que está fazendo ali. Despertei a curiosidade do meu público para saber qual foi a situação que eu passei. Utilizei essa frase como âncora, utilizando-a mais três vezes no decorrer da minha apresentação e depois a utilizei novamente na conclusão. Com isso, consegui fixar minha mensagem no meu público.

Depois que você conquistar a atenção do seu público, diga o tema da sua apresentação (respondendo à pergunta do seu público – e o que eu ganho por estar aqui?), apresente-se (diga quem você é e o que o credencia a estar na frente), diga os tópicos que você abordará e seja claro com relação à ação que você espera do seu público.

4. ELABORE UMA CONCLUSÃO MEMORÁVEL
Assim como as duas operações mais críticas em um voo são a decolagem e o pouso, o mesmo acontece com as apresentações. Seu público se recordará da primeira e da última frase, pode ser que nem se lembrem de tudo o que você falou, mas o começo e o fim com certeza. Por isso, não desperdice munição, seja certeiro. Planeje uma conclusão conectada com a abertura, onde sua chamada à ação seja enfatizada. Veja como concluí minha apresentação na Holanda: Ontem, quando entrei nesta sala, me fiz novamente essa pergunta – o que eu estou fazendo aqui? Entretanto, com base em todas as experiências que tive quando fiz essa pergunta, posso afirmar com certeza – estou no lugar certo, na hora certa. Daqui a um ano vou olhar para trás e ver o impacto destes dias que estivemos juntos e ver como minha vida terá mudado para melhor.

5. DESENVOLVA O CORPO DA SUA APRESENTAÇÃO
Agora que você já elaborou uma abertura e uma conclusão memoráveis, é hora de desenvolver o corpo da apresentação. Aristóteles, muitos anos antes de Cristo, já dizia que as pessoas conseguem se lembrar de apenas três pontos de uma apresentação. Então, porque falar sobre 4, 5, 6 ou mais pontos? Escolha os três que você quer que as pessoas se recordem. Seja estratégico. Apresente cada ponto utilizando uma ilustração retórica – um exemplo, comparação, contraste, estória, pergunta retórica, estatística, citação.

Lembre-se que, quando se trata de apresentações, menos é mais. Abuse da simplicidade.

6. ESCOLHA SEU APOIO VISUAL
Agora chegou a hora de escolher o apoio visual que você utilizará, que pode até ser o PowerPoint, por que não? É uma excelente ferramenta. O importante é que você explore os slides com muitas imagens e poucas palavras. Você também pode escolher outras formas de apoio visual. Hans Rosling, em sua apresentação sobre a influência das religiões no crescimento demográfico no TED (http://www.ted.com/talks/hans_rosling_religions_and_babies.html), utiliza-se de caixas de papelão para representar a população mundial. Cada caixa representava 1 bilhão de habitantes. O mais importante, qualquer que seja sua escolha, é que o apoio visual lhe ajude a fixar sua mensagem em seu público.

Siga essa estrutura e você verá uma transformação nas suas próximas apresentações. Você saberá exatamente o que quer do seu público e eles responderão à sua mensagem por meio de ações. Ao desenvolver sua apresentação dessa forma, você fica mais seguro ao se colocar na frente do seu público, diminuirá seu tempo de apresentação pois se tornará mais objetivo – e eu nunca ouvi ninguém reclamar por uma apresentação ser curta. Tenho ajudado milhares de pessoas a desenvolverem suas habilidades de apresentação nos últimos anos e os resultados falam por si – quanto melhor for sua comunicação, mais oportunidades aparecerão, você crescerá profissionalmente e prosperará em todos os sentidos. Desejo-lhe sucesso!

A Enora Leaders oferece dois cursos com foco em apresentação em público, com ferramentas e dinâmincas filmadas para que o participante possa se assistir e corrigir seus erros que geralmente ficam em seu “ponto sego”.

Conheça mais sobre os cursos:

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